ЯК ЗМУСИТИ НЕВДОВОЛЕННЯ ПРАЦЮВАТИ НА ВАС: 5 КРОКІВ ДО ЕФЕКТИВНОГО ЗВОРОТНОГО ЗВ’ЯЗКУ ВІД ДМИТРА АНУФРІЄВА

Зворотний зв’язок — важлива частина корпоративної культури Recycling Solutions, але так було не завжди. Наш генеральний директор Дмитро Ануфрієв розповів, як її впровадження допомогло компанії, і поділився кількома секретами успішного використання цього інструменту.

1. Розумійте кінцеву мету.
Зворотний зв’язок здатен розв’язати багато проблем у компанії, якщо використати його правильно. Почати впроваджувати культуру зворотного зв’язку Recycling Solutions мене спонукали два спостереження.
По-перше, я сам деколи відчував дискомфорт, даючи людині зворотний зв’язок. Не через страх чи незнання методики, а тому, що людина могла сприйняти її неправильно. Я припустив, що багато людей у компанії можуть зіткнутися з цією проблемою. Відповідно, нам слід створити однакові умови, у яких усі знатимуть, як комфортно давати й приймати зворотний зв’язок.
По-друге, я помічав, що люди бувають чимось невдоволені, — як і в будь-якій іншій компанії. Тому я хотів перевести максимальний відсоток невдоволення на кухні, у курильні чи всередині себе в нормальну розмову про те, що працює не так і як нам це поліпшити. Я думаю, інструмент зворотного зв’язку — єдиний, що дає змогу зробити це в нормальній формі.
2. Змінюйте сприйняття.
Впровадити інструменти зворотного зв’язку виявилося непросто — і це нормально. У пострадянських країнах у людей взагалі немає культури роботи зі зворотним зв’язком. Якщо ти його дістаєш, ти думаєш, що тебе критикують, а отже сварять, і починаєш або виправдовуватися, або ніяковіти. І давати його не заведено з тих самих причин.
Тому мені довелося зробити обов’язкову вправу для всіх, хто буває зі мною на нарадах. Я обмінявся зворотним зв’язком з 15—20 людьми різних рівнів. Половина казали, що їм дискомфортно й незрозуміло, навіщо це робити. Але зворотний зв’язок, який ми дістали, був дуже корисний і для мене, і для них, і для компанії загалом.
3. Дотримуйтеся методики.
Я дуже великий фанат методики BOFF, оскільки вона проста, чітка й зрозуміла. Застосовуючи її, менше шансів щось переплутати, схибити чи розхвилюватися в процесі. Тому вона буде особливо корисною на перших етапах, коли ще є невпевненість і вагання. Ця методика може бути трішки механічною, але вона дає змогу сфокусовано, чітко й швидко дати зворотний зв’язок. У зворотному зв’язку важливо не переходити в емоції, обдумувати й контролювати свої слова, щоб не зачепити почуттів іншої людини. BOFF чудово допомагає з цим, і тому я всім її рекомендую.
4. Використовуйте почуте.
Під час першої вправи зі зворотного зв’язку я списав порадами й заувагами чотири сторінки свого блокнота. Деякі з цих пунктів стосувалися особисто мене: наприклад, не відриватися на смартфон під час нарад чи не заглиблюватися в себе, коли тобі не цікаво. Тепер я працюю над собою. Якщо треба перевірити пошту під час наради, я попрошу хвилинний імейл-брейк. Так ми відірвемося один раз, а по тому знову сфокусуємося на зборах.
Інші зауваги, які я отримав, мали глобальніший характер і потребували змін у компанії. Наприклад, ми виявили кілька вузьких місць із формування індивідуальних планів розвитку працівників і намагаємося тепер це виправити. Також з’ясувалося, що досить багато непорозумінь стосовно системи навчання. Я почув побажання та рекомендації людей, і нині їх пропрацьовує HR-департамент.
Зворотний зв’язок також допоміг нам виловити проблеми взаємодії функцій: несвоєчасне надання первинної документації або недотримання строків з бюджетування. Такі речі вимагають уваги на рівні організації, і ми вже над ними працюємо.
5. Розумійте різницю.
Одне з найпопулярніших запитань щодо зворотного зв’язку: чим він відрізняється від того регулярного фідбеку, який ми й так дістаємо на зустрічах, нарадах і статусах. Є щонайменше три причини, чому його бракує.
По-перше, багато проблем залишається без уваги. Наприклад, немає загальної наради, присвяченої проблемам систем навчання в компанії.
По-друге, на нарадах бракує часу, і деякі теми просто не встигаєш обговорити. І вони йдуть разом з людиною, усередині, необговорені, і, можливо, там і залишаться, перетворившись у незадоволеність. До того ж некомфортно давати людині зворотний зв’язок на колективних нарадах, привселюдно. А потім, після наради, не залишається часу.
По-третє, щоб давати зворотний зв’язок, треба підготуватися. Людина не завжди може дати її прямо на нараді, і не завжди варто це робити. Важливо обдумати свої слова заздалегідь.
Нашим наступним кроком стало впровадження регулярних ритуалів зворотного зв’язку на всіх рівнях. Це допомагає виявляти й виправляти проблеми під час роботи. Зворотний зв’язок уже поліпшив Recycling Solution, і завдяки йому ми продовжуємо прогрес.